Afspraken plannen lijkt eenvoudig, maar kost in de praktijk veel tijd. Berichten heen en weer, agenda's checken en bevestigingen sturen zorgen voor onnodige onderbrekingen.
Het probleem
Afspraken worden vaak handmatig ingepland via mail, app of telefoon. Dit kost tijd en vergroot de kans op fouten of misverstanden.
Veelvoorkomende knelpunten:
- Onderbrekingen tijdens het werk
- Dubbele of verkeerd geplande afspraken
- Onduidelijkheid bij klanten
De oplossing
Een afspraken-agent neemt het plannen over. Klanten kunnen zelf een afspraak maken binnen vooraf ingestelde regels. De agent controleert de agenda, stelt beschikbare momenten voor en bevestigt automatisch.
Hoe het werkt
- De klant vraagt een afspraak aan
- De agent controleert de agenda
- Beschikbare momenten worden voorgesteld
- De afspraak wordt bevestigd
- De agenda blijft automatisch actueel
Typische situatie
Een klant wil een afspraak maken en stuurt een bericht. De agent controleert de agenda, biedt beschikbare tijden aan en bevestigt de afspraak direct, zonder tussenkomst.
Wat we afspreken voordat de agent live gaat
Voordat een agent live gaat, brengen we eerst je huidige werkwijze in kaart. Daarna spreken we samen af wat de agent zelfstandig mag doen en wanneer jij de regie houdt. Zo blijft het voorspelbaar en werkbaar in de praktijk.
- Welke acties de agent zelfstandig mag afhandelen
- Wanneer de agent doorzet naar een medewerker
- Welke systemen of bronnen gebruikt worden
- Hoe uitzonderingen zichtbaar worden gemaakt
Wat dit oplevert
Tijdwinst
Geen tijd kwijt aan heen en weer mailen of bellen.
Minder fouten
Geen dubbele of verkeerde afspraken meer.
Betere bereikbaarheid
Klanten kunnen 24/7 een afspraak maken.
Implementatie
We starten met één type afspraak en duidelijke spelregels. Een eerste prototype is doorgaans binnen één à twee weken beschikbaar. Van daaruit kan de agent worden uitgebreid.
Integratiemogelijkheden
De afspraken-agent werkt met bestaande agenda's en communicatiemiddelen.
Veelgestelde vragen
Hieronder staan een aantal praktische vragen over de afspraken-agent.
Kan de afspraken-agent koppelen met onze bestaande agenda?
Ja. De afspraken-agent werkt met bestaande agenda's zoals Outlook Agenda en Google Calendar.
Hoe voorkomt de agent dubbele afspraken?
De agent controleert altijd eerst de actuele agenda voordat er een tijd wordt voorgesteld of bevestigd.
Kunnen we regels instellen voor het plannen van afspraken?
Ja. We spreken vooraf af binnen welke spelregels de agent afspraken mag plannen, zoals beschikbare tijden, type afspraken en wanneer er handmatige opvolging nodig is.
Werkt dit ook via WhatsApp, e-mail of telefoon?
Ja. Afspraken kunnen worden aangevraagd via WhatsApp, e-mail of telefoon. De agent kan de afstemming en bevestiging grotendeels overnemen.