Documenten zoals facturen, pakbonnen en orders komen via verschillende kanalen binnen. Openen, controleren en handmatig overnemen kost tijd en is foutgevoelig.
Het probleem
Documentverwerking bestaat vaak uit herhaalbaar werk. Gegevens worden overgenomen terwijl de structuur grotendeels voorspelbaar is.
Dit leidt tot:
- Veel administratief werk
- Fouten door handmatige invoer
- Vertraging in verwerking
De oplossing
Een documenten-agent leest documenten automatisch uit. De agent herkent relevante gegevens en zet die gestructureerd klaar voor controle en verwerking.
Hoe het werkt
- Documenten komen binnen via e-mail of upload
- De agent herkent het type document
- Relevante gegevens worden uitgelezen
- Alles wordt klaargezet voor controle en verwerking
Typische situatie
Een factuur komt binnen per e-mail. De agent herkent het document, leest de gegevens uit en zet deze klaar. Een medewerker hoeft alleen te controleren en goed te keuren.
Wat we afspreken voordat de agent live gaat
Voordat een agent live gaat, brengen we eerst je huidige werkwijze in kaart. Daarna spreken we samen af wat de agent zelfstandig mag doen en wanneer jij de regie houdt. Zo blijft het voorspelbaar en werkbaar in de praktijk.
- Welke acties de agent zelfstandig mag afhandelen
- Wanneer de agent doorzet naar een medewerker
- Welke systemen of bronnen gebruikt worden
- Hoe uitzonderingen zichtbaar worden gemaakt
Wat dit oplevert
Minder administratie
Minder handmatige handelingen per document.
Betere datakwaliteit
Minder fouten in gegevens door automatisch uitlezen.
Snellere verwerking
Documenten worden direct verwerkt na binnenkomst.
Implementatie
We beginnen met één documenttype of leverancier. Een eerste prototype is doorgaans binnen één à twee weken beschikbaar. Daarna breiden we stap voor stap uit.
Integratiemogelijkheden
De agent sluit aan op bestaande administratieve systemen.
Veelgestelde vragen
Hieronder beantwoorden we een aantal praktische vragen over de documenten-agent.
Welke documenten kan de documenten-agent verwerken?
Bijvoorbeeld facturen, pakbonnen en orders. We starten meestal met één documenttype of één leverancier en breiden daarna stap voor stap uit.
Moeten documenten in een vast format staan?
Nee. Veel documenten zijn goed automatisch uit te lezen, ook als de opmaak per leverancier verschilt. Waar de inhoud afwijkt of onduidelijk is, wordt het document gemarkeerd voor controle.
Is er controle mogelijk voordat iets wordt verwerkt?
Ja. De agent zet gegevens gestructureerd klaar, zodat een medewerker alleen hoeft te controleren en goed te keuren.
Kan dit gekoppeld worden aan administratie of ERP?
Ja. De agent kan aansluiten op bestaande administratieve systemen, boekhoudsoftware, ERP of documentopslag. We kiezen de koppeling die past bij jullie proces.